Arşiv Hizmetleri
1. Belge Oluşturma ve Dosyalama: Belgenin başlangıç noktasıdır. Tüm personel, üniversite faaliyetleri kapsamında oluşturduğu belgeleri, Resmi Gazete'de yayımlanan Standart Dosya Planı'na (SDP) uygun olarak, doğru dosya ve klasör etiketlerini kullanarak fiziksel veya elektronik ortamda oluşturur ve dosyalar. Bu aşama, belgenin düzenli bir şekilde erişilebilirliğinin temelini oluşturur.
2. Birim Arşivinde Aktif Kullanım: Oluşturulan belgeler, ilgili birimin günlük iş akışında aktif olarak kullanıldığı süre boyunca (genellikle 1 ila 5 yıl) Birim Arşivinde saklanır. Bu süreçte belge, birim personelinin yetkisi dahilinde kolayca erişilebilir durumdadır.
3. Uygunluk Kontrolü: Birim Arşivindeki belgelerin Saklama Süresi sonunda, birimlerin belirlediği Birim Arşiv Sorumlusu tarafından Ocak ayında kontrolü yapılır. Bu kontrol, devir listelerinin ve dosya/klasör etiketlerinin yönergeye uygunluğunu doğrular.
4. Kurum Arşivine Devir Talebi: Aktif kullanım süresi dolan belgeler için, Kurum Arşiv Sorumlusu tarafından devir talebi Şubat ayı içinde birimlere mail olarak iletilir. Kurum Arşivine devir listesi hazırlanır. Bu liste, Kurum Arşivine resmi bir devir talebi niteliğindedir ve devredilecek belgelerin tanımını, saklama sürelerini içerir.
5. Kurum Arşivine Devir: Hazırlanan devir listeleri ve fiziksel belgeler, Şubat-Mart aylarında Birim Arşiv Sorumlusu tarafından Kurum Arşivine teslim edilir. Bu aşamada belgeler, Kurum Arşivi’nin denetimine ve sorumluluğuna geçer.
6. Arşivde Saklama ve Erişim: Kurum Arşivine devredilen belgeler, fiziksel koruma sağlanarak uzun süreli saklanır. Belgeye erişim talepleri (Erişim/Kullanım Talebi), yetkili personel aracılığıyla ve İstek Formu doldurularak Kurum Arşivi üzerinden gerçekleştirilir.
7. Ayıklama ve İmha: Saklama süresi dolan belgeler, Ayıklama İmha Komisyonu (AİK) tarafından değerlendirilir. AİK, belgenin hukuki, mali ve tarihi değerini inceleyerek imha edilip edilemeyeceğine karar verir.
Nihai sonuçlar
Onaylı İmha: Değeri kalmayan belgeler, AİK kararı ve Devlet Arşivleri Başkanlığı (DAB) onayı ile güvenli bir şekilde (genellikle geri dönüşüme kazandırılarak) imha edilir.
Devlet Arşivleri’ne Devir: Belgelerin üniversitedeki saklama süresi dolsa dahi, tarihi ve kültürel değeri olan belgeler (ikinci derecede arşiv malzemesi), Üniversite Arşiv Birimi tarafından bir protokol dahilinde yasal süresi sonunda Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilir.
Kalıcı Saklama: Hukuki, mali, tarihi, idari ve araştırmaya dayalı değeri bulunan, saklama süresi sınırsız olan belgeler (arşiv malzemesi), üniversite ve ülke hafızası için kalıcı saklama kategorisine alınır ve uygun koşullarda Üniversite Arşiv Biriminde süresiz korunur.
Eğitim Sunumu
